Assine os documentos que os outros módulos geram, com a prova do ato guardada junto.

Colher assinatura é a parte fácil. A parte que custa aparece meses depois, quando alguém questiona um documento e o RH precisa demonstrar três coisas ao mesmo tempo: que aquela pessoa assinou, quando assinou, e que o documento não mudou desde então. Papel assinado e escaneado responde a primeira pergunta com dificuldade e as outras duas não responde.

O arranjo mais comum é também o mais frágil. O documento vai por e-mail, volta em PDF com um nome digitado ou uma imagem de assinatura colada, e fica guardado numa pasta. Qualquer pessoa consegue digitar o nome de outra, o arquivo continua editável depois de devolvido, e a data que vale é a do sistema de arquivos, que muda quando alguém copia a pasta.

Na RHTECH o ato de assinar e a prova do ato são a mesma operação, e o módulo assina o que os outros geram: o certificado emitido em Treinamentos, o contrato da admissão digital ao fim do processo seletivo, o contrato do prestador em Gestão de Terceiros. Quem assina está autenticado por login, e ficam registrados autoria, data, hora e endereço de IP. Quando o documento fecha, ele recebe o selo do certificado ICP-Brasil da RHTECH, que torna detectável qualquer alteração feita depois.

Vale ser preciso sobre o alcance, porque a diferença é jurídica e não comercial. O selo é da plataforma, não do signatário: ele prova que o documento está íntegro e quando foi fechado, e não substitui a assinatura qualificada, aquela em que a própria pessoa usa certificado ICP-Brasil. Documento que a norma exige em forma específica continua pedindo a leitura de um advogado, e essa conversa a plataforma não resolve.