Como eliminar as planilhas do RH sem parar a operação

Por que a planilha resiste

Vale reconhecer as qualidades dela, senão a conversa vira discurso de venda e ninguém muda de ideia.

A planilha é imediata, não depende de aprovação de ninguém, aceita qualquer formato e é dominada por toda a equipe. Para um processo novo, cuja regra ainda está sendo descoberta, ela é genuinamente a melhor ferramenta.

O problema não é a planilha em si; é o momento em que o processo amadurece e ela deixa de acompanhar. Esse momento tem sinais claros, e costuma passar despercebido porque a degradação é gradual.

Os sinais de que passou da hora

Existem quatro que aparecem antes do problema virar crise.

O primeiro é a versão. Quando alguém pergunta "essa é a planilha atualizada?", o dado já não é confiável, e a resposta certa raramente é conhecida.

O segundo é o retrabalho de consolidação. Se toda apresentação para a diretoria exige uma tarde de recorta-e-cola entre abas, o custo mensal já paga um sistema.

O terceiro é a evidência. Quando chega uma auditoria ou uma fiscalização e a resposta depende de procurar arquivo em pasta compartilhada, o risco deixou de ser hipotético.

O quarto é o mais silencioso: o dado pessoal circulando. Planilha com nome, CPF, avaliação e afastamento sai por e-mail, vai para o computador de casa e fica em pasta que ninguém controla mais.

Por onde começar

A tentação é migrar tudo de uma vez. É também a forma mais confiável de fracassar: o time opera dois mundos ao mesmo tempo, o trabalho dobra, e em três meses todo mundo volta para a planilha.

O critério que funciona é escolher o processo com maior combinação de dor e evidência. Dor é o tempo gasto; evidência é a necessidade de comprovar depois. Treinamento obrigatório costuma pontuar alto nos dois: consome horas de controle e precisa ser provado numa fiscalização.

Migrado o primeiro, o segundo vem mais fácil, porque o cadastro de pessoas já está lá, e é o cadastro, não o processo, o que dá trabalho de migrar.

O que costuma dar errado

Três armadilhas se repetem em quase toda transição, independentemente do sistema escolhido.

A primeira é tentar reproduzir a planilha dentro do sistema. A planilha tem colunas que existem por causa de uma limitação da planilha. Copiá-las importa a limitação junto.

A segunda é migrar o histórico inteiro. Cinco anos de dado sujo entram como cinco anos de dado sujo. Migrar o que está vivo e manter o histórico acessível em outro lugar costuma ser mais rápido e mais honesto.

A terceira é não desligar a planilha. Enquanto ela continuar existindo "por garantia", metade do time vai continuar usando, e o sistema nunca terá o dado completo. Marcar uma data de desligamento é parte da migração, não um detalhe posterior.

Quando a planilha continua sendo a resposta certa

Nem tudo precisa virar sistema, e forçar isso gera um tipo diferente de desperdício.

Processo que roda uma vez por ano, com poucas pessoas envolvidas e sem exigência de evidência, dificilmente compensa. Análise pontual, simulação de cenário e cálculo exploratório continuam sendo território da planilha, inclusive porque a flexibilidade dela é a qualidade que o sistema não tem.

O teste é simples: se o processo se repete, envolve várias pessoas e alguém pode pedir prova depois, ele pede sistema. Se falha nos três, deixe onde está.